Оказание помощи строго документируется. После принятия решения об удовлетворении обращения между фондом и заявителем заключается договор.* В нём фиксируются цели благотворительной помощи, условия отчетности и права фонда на контроль за соблюдением использования пожертвования строго по назначению. Материальные ценности передаются по акту, а благополучатель обязуется предоставить отчет об использовании пожертвования в установленные договором сроки.
Правила программы запрещают и организациям использовать полученные пожертвования в коммерческих целях, продавать их, передавать их за какое-либо вознаграждение или взносы. Полученную помощь запрещено передавать в другие страны, использовать не по назначению, согласованному в договоре, использовать в целях политической агитации. В случае нарушения этих правил фонд вправе потребовать возврата пожертвования, а договор с благополучателем аннулируется.
*для тех организаций, которые ранее уже заключали договор с БФ «Детский мир», заново подписывать его не нужно. Он продолжит действовать, пока одна из сторон не захочет его разорвать. Однако анкетную форму при обращении всё равно необходимо будет заполнить.